משרה פתוחה - הצטרפו אלינו

מטרת התפקיד

ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכØל/ית, תמיכה שוטפת בעבודת המנכØל/ית

והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.

תחומי אחריות מרכזיים

 ניהול לשכת המנכØל/ית וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות

ומחויבויות.

 מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכØל/ית ומעקב אחר ביצוע.

 היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע,

מצעים לדיון ומצגות.

 ריכוז עבודת הוועד המנהל ויוØר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת

חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.

 הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.

 כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.

 ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכØל/ית, תוך שמירה על סדר,

זמינות ודיסקרטיות.

 טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב

אחר הטיפול.

 תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות המנכØל/ית

והעמותה, לרבות אירוח וקבלת פנים.

 הכנת מצגות ומסמכים מקצועיים ומעוצבים בהתאם לצורך.

 אחריות על היבטים אדמיניסטרטיביים ותפעוליים הנדרשים לפעילות השוטפת של

העמותה.

 סיוע למנכØל/ית ולצוות במשימות רוחב ובמשימות נוספות בהתאם לצורכי הארגון.

דרישות התפקיד

 עדיפות לבעלי תואר רלוונטי.

 ניסיון קודם בניהול לשכה בכירה, אדמיניסטרציה בכירה או תפקיד דומה.

 יכולת גבוהה לניהול, תיעדוף ומעקב אחר משימות מרובות בסביבה דינמית ומרובת

ממשקים.

 דיסקרטיות, אמינות ושיקול דעת בעבודה עם מידע רגיש.

 יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה, לרבות כתיבת סיכומים, פרוטוקולים ומסמכים

מקצועיים בעברית ובאנגלית.

 שליטה גבוהה ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Word ו-

PowerPoint, וכן שליטה מעולה בכלי AI.

 סדר, ארגון, דיוק, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים.

 יחסי אנוש מצוינים, תודעת שירות ויכולת עבודה עם גורמים בכירים, ממשקים

פנימיים ושותפים חיצוניים.

 יוזמה, עצמאות, אחריות ויכולת הנעת תהליכים עד להשלמתם.

 גמישות ונכונות לסייע במשימות משתנות בהתאם לצורכי הארגון.

 משרה מלאה, כולל שעות לא שגרתיות.

 שליטה מעולה באנגלית.

 ניידות עצמאית ורכב זמין – חובה.