רשמת האגודות השיתופיות מהדקת את הפיקוח על התקשרויות רכש בקיבוצים ובמושבים

"תלונות רבות אודות ביצוע עסקאות בצורה בלתי סדורה", הצטברו במשרד הרשמת לגבי שורה של אגודות שיתופיות בהן אושרו "עסקאות מהותיות בעלות משמעות כלכלית רבה לאגודה בלא שיתוף והסכמה של כל חברי האגודה", ולעיתים גם "בניגוד לאמור בתקנון האגודה".

אמנם, ניתן לומר בזהירות רבה, שחלקו של המגזר הקיבוצי קטן באירועים הללו, אך גם זכורה מסכת התביעות שקיבוץ רשפים היה צד להן כנגד נושאי משרה בקיבוץ, בטענות לכאורה על "אחריות נושאי משרה", בנוגע למתכונת ההתקשרויות עם קבלנים, ומינוי ועד ממונה כתולדה ממשבר הפנימי בקיבוץ שנבע מכך (אירועים אותם סקרנו כאן בעבר).

להבטיח שקיפות ומנהל תקין

אחת התלונות, למשל, תיארה מצב בו נושא משרה באגודה שיתופית הגיש הצעה יחידה להתקשרות במיזם מסוים, כאשר להסכם ההתקשרות נוסף בהמשך נספח שכלל תמורה נוספת. במקרה אחר הלין חבר על כי תמורות של פעילות עסקית מסוימת של האגודה מגיעות לכיסו של חבר ועד דווקא ולא לקופת האגודה. אירוע בסדר גודל אחר היה באחד המושבים, שבעקבותיו פרקליטות מחוז מרכז הגישה השנה כתב אישום חמור נגד מי שהיה נושא משרה במושב לו מייחסים ניהול מערך הלוואות בלתי חוקי מכספי חברי האגודה.

גל התלונות הוביל את רשמת האגודות השיתופיות, עו"ד טלי ארפי-כהן לפרסם נוהל התקשרויות לכלל האגודות השיתופיות, אשר מטרתו "להבטיח שקיפות ומנהל תקין בכל הנוגע לניהול כספי החברים, להסכמים והתקשרויות". האחריות לביצוע של נוהל זה תוטל על "אחראי רכש" באגודה, שיהיה מי שיוסמך לכך בידי ועד ההנהלה ואשר תפקידו יהיה לטפל ברכש ובהתקשרויות מטעם האגודה.

זכותם של חברי האגודה לדעת כיצד מנוהלים משאביהם. הנוהל החדש שם קץ לנורמות פסולות של התקשרויות לא תקינות, ומחזיר את המנהל התקין והשקיפות למרכז העשייה

אגודה שיתופית, מתארת רשמת האגודות, "רוכשת שירותים ומוצרים מספקים שונים, מבקשת מספקים חיצוניים לבצע עבורה עבודות שונות, עורכת עסקאות עם גורמים שונים, שותפה במיזמים ובפרויקטים עם גופים חיצוניים וחותמת על הסכמים".

"זכותם של חברי האגודה לדעת כיצד מנוהלים משאביהם. הנוהל החדש שם קץ לנורמות פסולות של התקשרויות לא תקינות, ומחזיר את המנהל התקין והשקיפות למרכז העשייה. אנו מצפים מכלל האגודות לאמץ את הנוהל", בנוהל פנימי שהאגודה תחליט עליו, "בשינויים המתחייבים מאופי האגודה ועסקיה".

התקשרות שוטפת ועסקה מהותית

הנוהל נוגע ל"התקשרות בין אגודה לבין ספק", והוא מבחין בין התנהלות האגודה ב"התקשרות שוטפת" בנושאים רגילים ויומיומיים הנדרשים לתפקוד השוטף של האגודה (הנעשית "במהלך עסקיה הרגיל של האגודה"), לבין התנהלות האגודה בהתקשרות ב"עסקה מהותית) "שאינה במהלך העסקים הרגיל של האגודה").

עסקה מהותית מוגדרת בנוהל הרכש החדש כהתקשרות בכל אחד מהעניינים הבאים: עסקה עם נושא משרה באגודה, עסקה במקרקעין (למעט השכרות למגורים), התקשרות שאינה "התקשרות שוטפת", ועסקה שהיקפה הכספי משמעותי (בהתאם לסכום שכל אגודה תחליט לעצמה בנוהל הפנימי שתקבע).

אגב כך, נכון לציין, כי במגזר הקיבוצי, "מספרים" לכל מרכז משק ביומו הראשון, כי כל עסקה במקרקעין טעונה אישור האסיפה הכללית, והדברים גם מעוגנים בהחלטות פנימיות.

לפי הנוהל החדש "כל אגודה רשאית להחליט בעצמה" בנוהל הפנימי אותו תקבע לעצמה אילו סוגי התקשרויות יהיו טעונות אישור ועד ההנהלה בלבד, ואילו טעונות אישור האספה הכללית

לפי הנוהל החדש "כל אגודה רשאית להחליט בעצמה" בנוהל הפנימי אותו תקבע לעצמה אילו סוגי התקשרויות יהיו טעונות אישור של ועד ההנהלה בלבד, ואילו מהן טעונות אישור האספה הכללית. החריג לכך, הוא עסקה מהותית אשר לגביה חלה חובה לאשרה באספה הכללית.

תהליך ניהול ההתקשרות – תיעוד ושקיפות

הנוהל מפרט מתכונת של הזמנה לקבלת הצעות מחיר (הנוגעות לרכש טובין, שירות, ביצוע עבודה) שתימסר לספקים בנוסח זהה, אמות מידה אפשרויות לבחירת ספק זוכה, תוך הדגשה כי פנייה לספקים לקבלת הצעות מחיר. תעשה בכתב, באופן אחיד שוויוני ומתועד (בדומה למכרז שמוציאה של רשות ציבורית, הגם שעל אגודה שיתופית שהיא גוף פרטי לא חל חוק חובת המכרזים).

הבחירה בספק הזוכה תתבצע לפי אמות מידה כגון איכות, מקצועיות, ותק, ניסיון, המלצות, זמינות, מיקום ומחיר. הנוהל מדגיש כי כדי לבצע התקשרות יש צורך ב"מקור תקציבי מתאים, שאושר במסגרת התקציב השנתי של האגודה.

הצעות של ספקים תיבדקנה בידי "אחראי הרכש". הן תוצגנה בפני ועד ההנהלה ויתקיים לגביהן דיון מסודר שבסופו יוחלט מי הספק הזוכה.

הנוהל מייצר אבחנה נוספת הנוגעת להזמנת רכש הנדרש להתנהלות השגרתית של האגודה, וקובע שהזמנה שכזו אינה צריכה לעמוד בכל תנאי נוהל זה.

הסכם שהוא בגדר "עסקה מהותית" – יובא לאישור האספה הכללית טרם חתימתו, כאשר נוסח ההסכם יצורף להזמנה ולסדר יומה של האספה, לעיון החברים

הסכם עם ספק או הזמנת עבודה ייחתמו באמצעות מורשי החתימה באגודה. בהמשך, מורשי החתימה באגודה יאשרו ויחתמו חשבוניות שישלחו ספקים בעד ביצוע העבודה, ואלה יועברו לתשלום בדרך המקובלת באגודה.

הנוהל אוסר על פיצול עסקאות שנועדו לעקוף או במטרה להימנע מאישור ההתקשרות בפורום המתאים.

הסכם שהוא בגדר "עסקה מהותית" – יובא לאישור האספה הכללית טרם חתימתו, כאשר נוסח ההסכם יצורף להזמנה ולסדר יומה של האספה, לעיון החברים.

הנוהל מוסיף ומפרט את הרכיבים שחובה לכלול בהסכם ההתקשרות עם הספק ובהם: תאור ההתקשרות, התמורה הכספית, תקופת ההתקשרות, אפשרות להארכת תקופה זו, דרכים לביטול ההסכם.

מניעת ניגוד עניינים

חלק מרכזי ומחייב בנוהל עוסק במניעת ניגוד עניינים – מצב בו לבעל תפקיד יש עניין אישי, ישיר או עקיף, בהתקשרות עם הספק (כגון היכרות בשל קירבה משפחתית או עסקית, או התקשרות עם נושא המשרה עצמו או תאגיד שבו הוא שותף.

יש איסור על בעל תפקיד לעסוק או להיות מעורב בכל עניין שיש בו ניגוד עניינים בינו לבין האגודה. עליו לתת גילוי נאות על כך ולא להיות נוכח בדיון בנושא. הוא לא ישתתף בהצבעה והדבר יקבל ביטוי בפרוטוקול הדיון. בעל תפקיד העוסק ברכש או כמורשה חתימה יידרש לחתום מראש על כתב התחייבות מיוחד "להימנעות מניגוד עניינים".

יתרה מזאת, הנוהל מטיל מגבלה מפורשת לפיה חבר ועד או קרוב משפחתו מדרגה ראשונה לא יוכל לשמש יועץ משפטי, מבקר פנים, מנהל חשבונות, מזכיר או רואה חשבון מבקר של האגודה.

פעולות לביצוע

משרד האגודות השיתופיות מנחה כי כל אגודה "נדרשת להתחשב" בנוהל זה לצרכי גיבוש עבודה פנימי שלה, "בנושא התקשרויות, בשינויים ובהתאמות המתחייבים מאופייה של האגודה ומאופי עסקיה", ולאשרו בוועד ההנהלה ובאסיפה הכללית.

על האגודה למנות, כאמור, "אחראי רכש" שיהיה אחראי לביצוע נוהל זה. האגודה יכולה לקבוע לעצמה בנוהל העבודה הפנימי, מהם הנושאים שיש לדווח לגביהם לאסיפה. בהתאם, אחת לתקופה, כפי שתחליט האגודה – הוועד ידווח לאסיפה הכללית אודות הפעילות הנוגעת להתקשרויות ורכש.

אזהרה לרשויות האגודה

במשרד רשמת האגודות מבהירים כי ההוראות לגבי עסקה מהותית וניגוד עניינים הן הוראות מחייבות שאין לבצע בהן תיקונים או שינויים בנוהל הפנימי של האגודה.

כל תלונה או פנייה של חבר אגודה כנגד האגודה לעניין התקשרויות שתוגש למשרד הרשמת – תיבחן לפי נוהל זה, תקנון האגודה, ונוהל העבודה הפנימי של האגודה.

ומה בהמשך?

במשרד הרשמת לא יהססו לעשות שימוש בארגז הכלים שברשותם לגבי מינוי ועד ממונה לאגודות שהתנהלותן תימצא קלוקלת והגשת תביעות כנגד חברי ועד הנהלה שיימצאו כושלים בתפקידם. הם שוקלים בהמשך להוסיף ולקבוע אמות מידה להתנהלות חיובית של אגודות והוצאת אישור ניהול תקין לאגודות אלה (בדומה לאישורים שניתנים לעמותות או לחברות לתועלת הציבור).

הנוהל, מדגישים במשרד רשמת האגודות, גובש בתיאום עם תנועת המושבים והתנועה הקיבוצית. מהתנועה הקיבוצית נמסר שקיבוצים פועלים בהתאם למתכונת דומה של קבלת החלטות בנושאים אלה. הם מציינים כי טוב ונכון שכללים בנושאים אלה יהיו מעוגנים בהחלטות של משרד רשמת האגודות.